無線研の活動日誌

東京理科大学I部無線研究部の日々の活動状況を葛飾よりつぶさに報告いたします。 たまにプギャーしてください。

冬合宿の話④

 冬合宿の当日運営の話。私がしたことを紹介しているだけなので、必ずしもこの通りにする必要はないけれども、まあ次の合宿を運営する上で参考になればと思う。


Step 9.

<直前の仕事>

・参加者に、合宿当日の持ち物や集合時間・場所を告知する
・当日のスケジュールを決める。何時にゲレンデへ出発するとか、食事は何時にするかなど
・参加者や企業・宿泊先・大学の電話番号を登録しておく(事故発生などの際、すぐに連絡できるように)



<出発する日の仕事>

・飲み会用の買い出しをする
・バスの休憩の場所と回数を決める
・次の合宿担当の人を紹介する
・部屋割りや、レンタル・リフト券の引き換え場所など、事前に知らされていなかったことを確認しておく
・キャンセルした人の参加費を受け取る
・集合時間に、全員そろっているか確認する。まだ来ていない人がいれば、電話して確認する



<スキーに関する運営>

・ゲレンデまで何時に送迎してもらうか決めて、宿泊先にお願いする
・ウェアや板を宿泊先に持ち帰ってよいか確認する
・レンタルショップの店員に、事前に予約しておいたウェアや板を出してもらう
・小物は、その場で参加者に何を借りたいか聞き、各小物の借りる数をまとめて申請する
・ウェアと板の代金を回収して、支払う
・リフト券を受け取って、配布する
・集合場所・時間をメーリスで流す
・迎えのバスが到着し次第、乗り込んでもらう
・レンタル品を返した後、返却漏れがないか確認する

<飲み会に関する運営>

・お菓子、おつまみ、ジュース、お茶を用意する。お酒は、飲む人に買ってきてもらい後で返金した。
会計: お茶・ジュース(5本):1190円、 お菓子・おつまみ: 4169円
    お酒: 3680円
・飲み物は宿泊先の人に頼んで、冷やしておいてもらう。旅行代理店からの缶チューハイが届いているかどうか確認し、それも一緒に冷やしてもらう。
・飲み会開始より前に会場に行き、お菓子や飲み物を運んだり、会場をセッティングしたりする
・乾杯の音頭をとる
・後片付けする(でも今回は先輩方が主にやって下さった。ありがとうございました。)


<行き帰りのバスに関する運営>

・ほとんどのバスの運転手さんは、途中で止まるSAを予め決めていない。それに、高速に乗るまで、もしくは降りてからのルート(特に帰り)で迷うことが多い。

・旅行1週間前に届く書類の中に、「行程表」というものがある。それにはバスが通るICやJCTが書いてあるのだが、事前にそれを見て、どこにSAがあるか調べておいた方が良い。出発前に、「どこで止めます?」と聞かれる可能性が高いためである。

たとえば今回は、「練馬IC(関越道)→ 藤岡JCT(上信越自動車道)→ 更埴JCT(長野自動車道)→信州中野IC →ホテル豊生」
という行程で、この区間のSAは全部で5箇所。高坂SA、上里SA、甘楽SA、横川SA、東部湯の丸SA。

・休憩時間は、トイレ休憩なら1回10~15分、昼食休憩なら50分~1時間。

今回は、(行き)Pasar 三芳 23:00~23:15
        東部湯の丸SA 1:00~1:15
        セブンイレブン 2:06~2:20(朝食の買出し)
   (帰り)横川SA 11:30~12:30(昼食休憩)
       Pasar 三芳 13:30~13:44

↓ 高速の大まかなルート。

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・最後のICから理科大までのルートは、調べておいた方が良い。確実に、「大学が近くなったら、どこに停めるか言って下さい」と言われる。進路の都合上、理科大に停めるのが無理そうな場合は、別の場所に変更しても構わない。
ただしみんな大荷物なので、あまり歩かなくて済む、「駅の近く」がよい。今回は更に雨が降っていたので、「高架下」を選んだ。

↓ 今回は目白通りを直進して、外堀通りに入るという経路だった。

無題



Step 10. 事後処理

・事故が発生した場合の対処。保険の申請など。
・学生課に「試合・合宿等 報告書」を提出する
・キャンセルした人に、参加費を返す
・今回の運営を振り返る
・活動日誌を書く


―今回の運営面での反省点―

1. レンタル代は参加費とまとめて事前に徴収しておくべきだった。借りる小物の総数も事前に聞いておくべきだった。
  ・・・会計は1人1人行うものだと思っていたので、レンタル料は事前に徴収していなかった。ところが、当日全員分のレンタル料をまとめて払うよう言われたので、その場で個数を数えたりお金を徴収したりせねばならず手間取ってしまった。

2. 事前に告知したことと実際が異なることが多すぎた。必ずしも悪い変更ではないのだが、具体的には、

・宿の人からはレンタルショップに靴を預けられると聞いていたが、ショップの人からは「預からない」と言われた
・送迎バスの到着が遅れた(無料なので、仕様が無いところはあるが)
  ・宴会の会場がメーリスで流した場所から急に変更になった
  ・旅行代理店からはアメニティはないと聞いていたが、実際に行ってみると置いてあった
  ・24時間入浴可能と聞いていたが、実際には9~11時は入浴不可だった
  ・2/4の深夜に宿泊先に到着した時、無線研用の広間に全員分の布団が敷いてあり、仮眠可能だった。入浴も可能だった。
  ・2日目のスキーの時間を短縮し、夕食を30分早めた
  ・帰りの到着場所が変更になった

3. 今回のゲレンデは、初心者に向いているとは言いがたかったように思う(上級者はさておき)

・初級でも1コース当たりの距離がかなり長い。第3ペアリフト以外は、10分前後リフトに乗っていなければならない
・傾斜がきつい
・コースは一直線になっているものばかりより、適度にカーブや起伏があるコースもあった方がいい
・初心者コースはボードの人が多く横たわっていて、滑りにくい
・3つのスキー場で滑ることができたが、1つで十分だと思った(X-JAM以外に行った人っているのかな?)。ちなみに、X-JAMだけで12コースある。

4. 飲み会はもっときちんと準備しておくべきだった

・開始15分前から準備を始めたのだが、30分前から準備するべきだった。机や座布団と水割り用の水や氷を出してもらう必要があって、開始予定時刻までに準備が終了していなかった

・ゲームとかカラオケとか、飲み食い以外のものも準備した方がよかった。従来だったら別にそういった用意はいらないと思うが、今回は、
① 夕食の量が多かった上、飲み会との間が1時間半程度しかあいていなかった
② 3,4年の参加者が少なかった
…という状況だったため、そう思った。実際にやるかどうかはさておき、一応準備しておくとよいかもしれない

・流れ解散という形をとったが、23時くらいで一旦しめた方がよかったかもしれない。そうしないと新入生は抜け出しにくかっただろうと思った

5. 食事の前の言葉は、もっと考えておくべきだった

・別にここは適当でも特に支障はないが、もっとちゃんと話すことを決めておけばよかったと思ったので。



 ...反省点ばかり書いていると、良い所が全く無かったような気がしてくるので、自分が良かったなぁと思う点も上げておく。


―良かった点―

・夕食
・露天風呂付きの広い温泉。しかも入り放題
・初日も布団が用意されていて、仮眠可能だった
・任意保険に加入したり、大学に公的に許可を取っていた点
・無事故、怪我人ゼロで終えられたこと(これは良かったところというより、そうでなければならないことだが)
・参加費が例年より4~5000円安い (1人2万5000円 → 1年生:1万8000+2000円 2年以上:1万9000+2000円)
・赤字にならなかった(すべての領収書が残っているわけではないので、完全にかかった費用を把握しているわけではないが、数千円の残額があると思われる)



 <総評>

・特に事故や大きな問題は無く、比較的スムーズに運営できた
・とは言っても、反省に書いたような細かい運営上のミスはいくつかあったので、次回はその点も改善してほしい
・今回は、旅館に恵まれたと思う。料理や温泉は、参加者の満足度を上げる上で重要な要素になってくるようだったので、今後もそれらに拘って旅館を探すべき
・宿泊先のオーナーがバス会社を所有している場合、バス代が格安になるし、到着後すぐに建物に入れてくれる。なので、今回のようなバス送迎可能な宿を選ぶと良い。ただし、「白ナンバー」でないことは確認しておく。
・でも、来年は場所を変えたほうがいいかもしれない。Mt.KOSHAをすすめる旅行代理店は多いようだったし、それに今回泊まった宿は第1印象が良すぎたため、また行っても参加者は満足しないかもしれない。いずれにせよYRさんが勧めてきた所にするべき。


※白ナンバー: 幼稚園のお迎えバスなどの、営利を目的としないバス。ナンバープレートが白であることに由来する。白ナンバーのバスは保険に入っていないことが多く、途中で事故が起きたとしても保障されない可能性がある。ちなみに、営業車は「緑ナンバー」





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冬合宿終わった。(後編)

 それでは、さっそく冬合宿ダイジェストの後編へ。

 朝起きたら、筋肉痛で全身が痛い。起きた時間が7時ちょっと前だったので、起きてすぐ朝食を食べるつもりだったが、なんか無性に熱い湯につかりたくなって、ちょっくら温泉に。清掃時間以外温泉入り放題とか素晴らしいわ。


 朝食はバイキング。全員で一斉に食べるのでなく、7時~8時30分までの好きな時間に食べに行くというかんじ。スキーは10時出発。当初は8時出発の予定だったが、昨日の夕食中に多くの人が「2日間フルにスキーは体力的に厳しい」と言ってたことや、昨日の大雨のせいで雪が凍っているだろうということをうけて変更した。

 だけど朝食を食べ終わってみて、“やっぱり10時まで待機とか暇かな。9時30分出発に変えて貰った方がいいのかな?”と思い、早めた方がいいか部屋まで聞きに行くと、

1年: 寝てる
2年: 「(トランプしながら)どっちでもいい。みんなに合わせる」
3,4年: 「え、寧ろもっと遅くていいけど?」

...というわけで、予定通り10時出発┐(´ー`)┌  (正確には、バスの準備の都合上10分程度遅らせたが)


↓ だけどみんなゴーグル着用で板持ってるから、すごいやる気満々っぽく見える(笑)
 
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 よし、滑るぞー。今日は、昨日と打って変わって綺麗に晴れている

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 ああ、でもやっぱ雪は、表面が凍りつくとまではいかなくても、ジャリジャリにはなってるー щ(´□`)щ オーマイガーッ!!
 凍ってると滑りにくい。昨日より更にこわごわとボーゲンをしていると吉村さんが、

「たぶんね、向こうの方が滑りやすいよ。人ほとんどいないし。ま、曲がれればの話だけどね。ははは。」と言い残して滑り去って行った...(#`皿´)/ ムカァー!!

 私はなぁ、“曲がれて止まれるへたくそ”なんだよ! ビビリだから、スピード出せないんだよ!!
悔しいことに、確かに迂回コースの方が滑りやすかった。林の中の段々になった道や、うねうねと曲がった道だとスピードが出過ぎなくて、安心して滑れる。人も全然いないし。

 そっか、そういうコースを選んで滑ればよかったのか。 お、なんか楽しくなってきたぞ。
1時過ぎまで滑ってから、昼食を食べる。

↓ 休憩所で、1年生たちを発見。そういえばスキー中の写真全然撮ってなかったな、と焦る。


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 昼食を食べたら再び滑り込み。

↓ リフトの上から撮った写真。乗ってる最中にたまに、今回がスキー初めてだという、1年のBoat君とW-tower君が滑ってるのが見える。ふつうに私より上手に滑っていて、ちょっと切ない気分になったとかならなかったとか(笑)。


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 2日間で、このリフトに25回乗った。だけどスピードを出して滑れるようになったのは、19回目にやっと、である。利き足に重心をかけ過ぎているため、利き足を上げるとバランスを崩してしまう。だからパラレル・ターンによる減速ができず、スピードを殺すにはボーゲンをするしかなかった。

 ところが、次第に重心を左右にスムーズに移動させられるようになって、パラレル・ターンもどうにか成立するようになったし、減速しなくてもスピードに負けないようになってきた。

 なんか去年もこのパターンだったな。1日半ひたすらボーゲンして、2日目の午後だけとばすっていう。ここに来てやっと勢いづいて、集合時間の16時までひたすら滑り続ける。あー、もっとスキー時間長く取ればよかったな。



 一方、その間他の人はどうしてたかというと...   (吉村さん提供)

 午前: ちょっくら上級者コースでも滑るか

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 午後: 雪合戦でもするか (雪合戦っていうか、ただ埋めてるだけじゃないかw)

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 ↓ さて、本日の夕食。豪華再び。ちなみに、鍋の中は“すき焼き”。

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 ↓ 私写ってないけど、“2年全員 + 飯野さん”なテーブル

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 今日は21時から飲み会もやっちゃうよ 夕食の部屋の隣の和室にて開催。
と言っても、いや...別に、ただお菓子食べたり飲んだりするだけの企画。



 無線研の飲み会なんていつもそんなもんだが、今回はビンゴとかゲームとかも用意しとけばよかったなぁと思った。既に夕食でおなかいっぱいだったから、ずっとお菓子食べ続けるだけじゃ辛かったし、それに...(ノ_-;)

「なんで飲み会って下ネタしか聞こえてこないの?」
「じゃあ、松尾さんも言えばいいんじゃないかなっ!」
「え、ちょっと...太田君?」
「ごめん、俺、今酔ってた」


 11時過ぎた頃から流れ解散し始めたこの飲み会、結局12時過ぎまで続いたという...
(いや、実は私も途中でフェードアウトしたから真の結末を知らなかったりする ← )


※棒状のお菓子とか、コンデンスミルクとか、食パンとか、カレールウとか...、そういったものを差し入れするのはやめてください(;´ρ`) グッタリ 私が幹事の時だけでいいので。




 さて、最終日。予定では10時出発だが、雪の影響が気になるところ。朝食を食べてから確認に行くと、「出発時間に影響は無い」とのことだった。出発まで部屋で天気予報を見ていたけど、東京はほとんど積もっていなかった。

 チェックアウトをして、出発。最初は小降りだった雪は、途中で吹雪に変わる。高速も渋滞し始めて、大丈夫かなと思っていたが、天気予報を確認すると昼をピークに雪はやんでくるとのことだった。確かに1回目の休憩が終わる頃には、雪は再び小降りに。やがてそれもやんで、今度は雨が降り始めた。


 練馬ICを下りると、バスが目白通りを直進し始めた。なんで休憩のとき運転手さんが地図を何冊も見ていたのか理解した。うん、このまままっすぐ行って外堀通りに入ると左側に出るよね...。大学右側なんだけどヽ(´o`;

↓ みんなお疲れのご様子。ぶっちゃけ右に出ようが左に出ようがどうだっていいよな...。

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 結局大学に停めるのは諦めて、JR飯田橋駅東口の高架下に停めてもらった。
目を覚ました人たちが、一瞬、「え、ここどこ?」という顔をしたが...まあ、ほら? どうせ理科大入試期間中だしさ、雨でも構内入れてもらえないしさ。
 降りてから、余ったお菓子や飲み物を配って、一本締め。(なっちゃんは頂いた)
 
 よし、任務完了。無事故、無事故。夏と違って、バスも“迷走”(言った奴ww)しなかった!!d=(´▽`)=b  ←




 家に帰ると妹に、「合宿どうだった?」と聞かれた。

「温泉がいい所でね、あとご飯が豪華だった!」と言って写メを見せた。

「え、普通じゃね?」と言われた...。


 えぇ...(´Д`|||)


冬合宿終わった。 (前編)

冬合宿終わった...
今回は、冬合宿当日の話。 運営の仕事の細かい話は、あとで別に書く。ここで書くのは、4日間のダイジェスト(写真付き)。



1人遅刻した人がいたため、予定の22時を少し過ぎて出発する。しかし道路が空いていたため、それでも2時を少し回った頃には宿に到着した。

宿に到着すると、通された広間になんと全員分の布団が敷いてあるではないか!w(゚o゚*)w 
もうこの時点でいい宿だなぁと思った。

↓今回泊まった宿

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ただ、みんなバスで寝てたから、布団に入っても中々寝ようとしない。
一応気を使ってイヤホンをつけてやってくれていたが、音ゲーのタップする音がすごい聞こえる。扉を開けるたびに、「磯臭い、磯臭い」とやかましい。さっさと寝ろよ…(▼_▼メ)




7時になるのを待って、みんなを起こす。8時頃出発。宿泊先のバスでゲレンデまで送ってもらう。外は一面雪景色だ。

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レンタルショップの前で下ろしてもらって、各自レンタル品を受け取ってから、「スキーセンター シャンテ」に移動。リフト券を受け取った人から解散して、スキー開始。 ピューッ!≡≡≡ヘ(*゚∇゚)ノ


↓ 「そんな装備で大丈夫か?」
kkk


(本人より提供。他にも掲載ほしい写真がある方いらっしゃいましたら、松尾までどうぞ。採用された方には、マーブルチョコを贈呈しますw)



↓ シャンテ正面のコース。景色があまりにもきれいなので、途中で立ち止まってパシャリ。
  ボードの人が圧倒的に多いコースで、所々にボードの人が倒れている。

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 去年のゲレンデより傾斜がきつい上、コースもまっすぐで凹凸もないので、足の力を抜こうものならすぐ制御不可能なほどのスピードが出る。距離も長く感じる。なんせこのコースのリフトは、上まで上がるのに8分くらいかかる。足への負担が半端じゃない。
 しかもスキーは去年の冬合宿ではじめてやって以来なので、勘を取り戻すのにも一苦労。ボーゲンでただ滑り降りるのですら中々辛いものがある。でもここ雪質すごく良くて、エッジを立てて滑っていても、雪の感触が気持ちいい。


 昼食のため休憩していると、雨が降り始める。この雨が次第に強くなってきて、待っていてもやみそうにないので、ウェアのフードを被ってまた滑り始める。雨が冷たい。でもこれだけ雨が降ったら、明日にはこの雪が凍ってしまうかもしれないので、今のうちに滑っておこうと思う。


 それから3回目に上に上ったとき、雨はやんだものの、急に辺り一面真っ白になって、2mより先が見えなくなった。接近するまで周囲に人がいるのかもよくわからなくなって、怖いなと思った。今日はもうこれで最後にしようと思いながら恐る恐る降りていると、途中で太田君に会った。

「ねえ、これ天気大丈夫かな? これ以上滑ってたら危ないかな?」
「え、さっきもこんなもんじゃなかった?」 

…どうやら 山頂の方は もっと以前から霧がかかっていたらしい。これを聞いてなんか拍子抜けして、降りた後もう何回か滑った。すると霧が次第に晴れてきた。





16時30分になって、集合場所の「シャンテ」に戻る。迎えに来るはずのバスが遅れるとのことだったので、来るまで待機していてもらう。10分ほど遅れたものの、バスに乗り込んで再び宿泊先に戻る。


レンタル品を倉庫にしまって、荷物を自室に運んだ人から、19時の夕食まで休憩。企画の段階からずっと期待していた温泉をみて、テンションが上がる。

「浴場広い! きれい! 露天風呂ほんとうにあった!! ← 」 


↓ 左上が女湯の露天風呂、右上が男湯の露天風呂、下が洗い場つきの大浴場。さすがに自分で撮るわけにはいかなかったので、宿泊先のサイトにあった写真を加工して載せる

無題




↓ 更に...なんと私の部屋、こたつ付きwww 暖房がつけてあって、こたつなくても既に暖かい。なんだ、この居心地の良い部屋は!!!

しかも、クローゼット開けたら浴衣やら歯ブラシが出てきた。アメニティは無いって聞いてたんだけど。
(旅行代理店の書類には、基本的に合宿は特別料金なのでアメニティの類は無いと書いてあった)


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そして、夕食で私のテンションは最高潮に。

↓なんだこれー!!! めっちゃ豪華
合宿の食事でこのクオリティは神。だって温泉が有名な宿で、バス代安くて、更に食事までo(TヘTo) クゥ


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↓鍋の中身。カニ、カニ来た!! 

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何食べても美味しい...  海の幸がこれでもかと言わんばかりに並んでいる・゚・(ノД`)・゚・
(仮眠を取った広間が磯のにおいがしたのはこのためだったようだ。広間の向かいが厨房になっていた)
合宿の食事の料金って、朝食300円, 昼食500円, 夕食1000円(一人当たり)らしいが、1000円でこれとかコスパいいな。



 食べたら部屋に戻る。コタツに入って持参した文庫本を読む。至福...(*´ρ`*)ホワワーン

 この日20歳の誕生日を迎えたわけだが、実に20歳の記念日を過ごすのにふさわしいシチュエーションである。YRさんに、「4日、私の誕生日なんですよね…(ちらっ)」って言った甲斐があったというもの(*`▽´*)ウヒョヒョ



                                       (後編に続く)




冬合宿の話③

「行動予定表(詳細)」の内容を上げておく。(ただし、部員用に多少付け足した)
メーリスで似たようなの流したけど、追加情報有り。(食事時間とか地図とか)  
米印のところはコメント。


1.Ⅰ部無線研究部2013年度冬期合宿について

・株式会社ヤングリゾート(旅行代理店)と契約している。
   ※担当者の名前、連絡先、企業の住所、電話番号も記載した

・スキー合宿であるが、部員の親睦を深めることが目的で、スキーをすることが直接の目的ではない
  (スキー自体は部の活動に関係しない)

・3泊4日(うち車中泊1)。2/3~2/6
場所は、長野県下高井郡の湯田中駅周辺のゲレンデ及び宿泊施設。
(ゲレンデ:X-JAM高井富士スキー場 宿泊先:ホテル豊生 )

・移動はすべて貸し切りバスで行う。貸し切りバスの手配は、旅行代理店の方にお任せしている。宿泊先のホテルの経営者の所有するバス会社(金子観光バス)のバスが大学まで迎えに来ることになっている。

・期間中、任意保険に加入している。AIU保険会社と契約している。
  内容:国内旅行傷害保険 + 個人賠償責任3000万
  保険適用範囲:自分が怪我した場合の治療代・他人のものを壊した場合の弁償金、他人を怪我させてしまった場合の治療費
  ※別紙のAIUの契約内容のコピーを添付する




2.行動予定

2/3 (日)

21:45 6号館裏(駐輪所)に集合
22:00 出発

※バスは一号館前から乗る
※途中で3回休憩がある。朝食はその時に買っておく
※バスの中で仮眠をとる。途中でバス内の電気を消灯する。冷えるのでひざ掛けとか持ってくるよい。
※保険証・お金(最低でも、レンタル料・ゲレンデでの昼食2回・SAでの食事2回分は使う。5000円以上)・着替え(3日分以上。スキーで濡れると思うので、余分に持ってきたほうがいい)は持ってくること。


2/4 (月)

AM 3:00 ホテル豊生に到着。8時頃まで広間にて待機。
    宿泊先からゲレンデまで移動。(宿泊先の所有する)バスで送ってもらう。(約15分)
    レンタルショップでレンタル品を受け取る。

9:00~16:30
各自スキーを行う。
・リフト券は、「X-JAM高井富士&よませ温泉スキー場&やまびこの丘スキー場 共通リフト券」

↓ ×のついている所以外が滑るコース。×のところも、米印のところにも書いた追加料金を払えば滑れる。
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・休憩は、X-JAMにある、「スキーハウス シャンテ」にて
・昼食はゲレンデ内のレストランで各自
・16:30に「スキーハウス シャンテ」に集合

シャンテ

※ゲレンデ情報 http://x-jam.jp/
※レンタルは、クリフレンタル高井富士(ヤマザキデイリーの中にある。バスはその前まで送ってくれる)
※レンタル料は、ウェア・板(スキーならストック付き)・靴セットで2日で2000円。帽子・グローブ・ゴーグルは各300円(/
日)。
※レンタル品は、2日間滑った後に返却する
※+500円で、パウダースノーのコース(北信州木島平スキー場)も滑れるリフト券に変更できる
※ゲレンデ内では、ドコモ・au・ソフトバンクの携帯は使用可能
※集合時間に遅れそうな人は、私に連絡すること

17:00 ホテル豊生に到着。休憩。
19:00 夕食
23:00 就寝

※17:00~23:00のどこかで入浴する。24時間入浴可能。


2/5(火)

7:00 起床
~8:00 朝食(バイキング)
9:00~16:30 スキー
19:00 夕食
21:00~ 飲み会
23:00 就寝

2/6(水)

7:00 起床
~8:00 朝食(バイキング)
10:00 出発
14:00 神楽坂キャンパス到着。解散。



という感じ。
では、明日から4日間よろしくお願いしますm(__)m


冬合宿の話②

「国民年金加入のご案内」来たぁぁぁ<(゚ロ゚;)>ノォオオオオオ!! (実はまだ20になってなかった) 
月1万5000円とか(笑)。学生特例使うわ。最近は大学の窓口でも手続きできるらしい。便利。


さて、冬合宿のお仕事の続き。。。


Step 3. 申込金納入

実は旅行代理店(YRさんの場合)との契約は、この申込金(3万円)を振り込んだ時点で成立する。何十万規模の契約なのに、契約書にサインすることは最後まで無かったりする。

「この案件でお願いします」と言うと、その一週間後くらいに自宅(企業からの郵便物は基本的に幹事の自宅に送られてくる)に書類が届く。

 主な書類は、

① 「団体旅行請書」
・・・振り込む金額や時期、口座番号とかが書いてある書類。裏は旅行条件書で、キャンセル料の適用条件が書いてある

② 「契約内容明細」
・・・旅行料金の詳細(宿泊代が1人いくらで…とか)が書いてある。一人あたり何円になるか書いてある。これを参考にして合宿の参加費を決める。
ただし、この書類の旅行料金には申込金が含まれていないので注意。ちゃんと申込金も含めた参加費を部員から回収しないと自分負担になる…

③ 「ご契約からご出発までの流れ」
・・・いつ何をしたらよいか書いてある。これを見ながら手続きする。

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④ 保険に関する書類
・・・旅行中の任意障害保険の案内、契約内容、及び契約書。おすすめのプランに印がはいっているので、それに加入する。加入者の名前と年齢を書いて旅行代理店に郵送すればよい。料金は、旅行代と一緒に払う。

⑤ レンタル申込書
・・・スキー用具をレンタルする人の「名前、レンタルする道具(スキー or ボード)、靴のサイズ、ウェアのサイズ、身長」を記載して郵送する。



Step 4. 企画の告知

・契約が成立したら、部会やメーリスで合宿の大まかな企画を説明する。この時点では、日程や参加費は確定していなくてもよい
・「参加費の見積もり(2万円程度)開催場所(長野県)・企画内容(スキー)・日程(2月初週)」程度の情報を、11月の前半までに伝えておく



Step 5. 合宿の出欠を取る → 参加費を割り出す → 集金 → 企業に入金

・部室のドアに出欠表(部員全員の名前の横に、出席者が○をつける欄と参加費払い済みチェック欄をつけた表)を作成して、貼っておく。
・通常は、11月中に出欠を取って、12月に集金する。参加人数によって、参加費が大きく変動する場合があるので、参加人数が確定してから参加費を回収するのが無難
・今回は、バス代が一人当たり制だったので、12月に出欠と集金を同時に行った。参加費の変動はほぼバス代で決まるから。

参加費を1人2万円(ウェアやスキー用具のレンタル料込みで)にするのが目標だった。そうなるように値引きしてもらった。レンタル料(2000円)は当日現地で支払うとのことだったので、当初参加費は1人1万8000円としていた。

 
・企業への入金は、1回目が1月頭、2回目が1月中旬。
入金日までに間に合うように参加費を徴収すること
・12月は途中で冬休みに入るので、なるだけ早く徴収した方がよい。帰省する人が多いので、1回目の交通料が払える程度(大体旅行費の半分)は冬休み前に集めておくこと
・10万以上の振込みは、ATMからはできない。銀行の窓口で手続きする必要がある。銀行の窓口が開いている時間をきちんと確認しておくこと。振込み方法が分からなくても、銀行の人に聞けば手取り足取り教えてくれる。

<参考までに、今回の反省>

・出欠はもっと早く取るべきだった(大会参加や帰省・成人式の予定があるなら)
・出欠は、○だけでなく×もつけてもらうべきだった
・予約金の算入を忘れて、後から2年生以上の参加費を1000円上げたが、印象が悪かった上、混乱を招いた



Step 6. 参加者に呼びかけて、提出書類に必要な情報を集める

・旅行代理店には、「保険の契約書」と「レンタル申込書」を、学生課には、「合宿届」を提出する
・参加者から集めなくてはいけない情報は、「氏名、年齢、血液型、電話番号、学籍番号、レンタルするスキー用具(スキー or ボード)、ボードなら左前 or 右前、身長、ウェアのサイズ、靴のサイズ」
・情報を集めるに当たって、メーリスで、合宿に参加する人は上のすべての回答を私のアドレスに送るようにと呼びかけた。期限を12/28に設定し、それまでに返信しなかった人は不参加とする。後からの追加は認めないので、来る可能性のある人は返信するようにとした。

<今回の反省>

・メーリスを全く読まない人間がいるので、部会で一度は呼びかける、もしくは参加費を受け取ったときに直接聞くべきだった
・「返信期限を過ぎたら参加を認めない」という制度は、失敗だった
・参加費を払ったのに期限までに返信しなかった人が4人、出欠表に○をつけたのに返信しなかった人が1人いた
・返信しない人は、単純に忘れていた人と、返信しないことで不参加の意思表示をする人の2パターンいるようだった。どちらなのか判断が付かず、一人一人確認する羽目になった
・「来る可能性のある人は返信してください」も失敗だった。あとからキャンセルする人が2人出てしまって、旅行代理店の方に迷惑をかけてしまった。
・出欠の確認は、「出欠表」のみによってするべき。いくつも基準を設けると上のような結果になる



Step 7. 書類を提出する

旅行代理店への書類は、20日前までに代理店宛にまとめて送ればよい。
(Step 3.の書類説明のところに出てきた書類のことである。)

あと、大学に合宿を行う許可を取らなくてはいけない。去年までは取っていなかったそうだが、今年から取る事にしたので、来年以降も取ってください(笑)。

許可を取ると、大学から部の公的企画として認められるし、事故が起きたときに大学の保険が降りる。正直取らなくても運営自体に支障はない。だけど非公式でやって万一大事故を起こしたらと思うと、やっぱ取っておくべきだなと思う。

大学に提出する「試合・合宿等届」は、CLASSの「奨学金・課外活動等」からダウンロードして、必要事項を記入して、実施10日前までに学生課に提出する。(葛飾も同じ制度なのだろうか? 少なくとも提出場所は変わるよな)。

ちなみに、その「試合・合宿等届」って実は2種類存在する。冬合宿で提出するのは、「自然災害等の恐れを伴う場合用の合宿届」の方。自然って書いてある。

理科大は2年前に合宿で死亡事故を出して以来、合宿の審査が厳しくなったんだけど、その中でも特にスキー・登山・ダイビングは更に審査が厳格。提出書類も増えるし、学生部長を交えた面談もある…。

今回私が提出した書類は、

① 「試合・合宿等届」
・・・企画名・日程・行き先などの基本的な情報を書いたもの。顧問の印と在京責任者の連絡先などが必要。
② 「試合・合宿等届 参加者名簿」
・・・参加者全員の氏名・学部・学科・学籍番号・連絡先・血液型を記載。
③ 「課外活動行動計画書」2枚
・・・荒天・非常時の対処、エスケープルート、食事計画、行動予定(概略)を書く。これにも顧問と在京責任者の署名と連絡先が必要。記載例もつけとく。

<行動予定>
2/3  貸し切りバスで宿泊先へ向かう。22:00発。車内泊。
2/4  午前3時に到着。朝になるまで宿泊先にて待機。
   2/4, 2/5共に9:00~16:30までスキーを行う。
2/6  帰京。10:00出発。14時に大学到着予定。

<荒天・非常時の対処、エスケープルート>
2/4, 2/5
・朝の段階で滑るのは危険だと判断された場合、その日のスキーは中止とする
・途中で天候が悪化した場合、ゲレンデ内のクラブハウス(別紙に資料をつけた)に待機し、宿泊先の送迎バスが来るのを待つ
・スキー中に負傷した場合は、ゲレンデ関係者に連絡し、レスキューを呼んでもらう

<食事計画>
2/4 (朝)SAにて各自 (昼)ゲレンデにて各自 (夜)ホテルより提供
2/5 (朝)ホテルより提供 (昼)ゲレンデにて各自 (夜)ホテルより提供
2/6 (朝)ホテルより提供 (昼)SAにて各自

④ 行動予定表(詳細) 
・・・これはウェブ上にはないのだけれでも、学生課に書類の書き方を聞きに行ったときに、行動予定は別紙でもっと詳しいもの(何時に何をする、みたいな)を書いて出すように指示された。なので、③の行動予定の欄は、上に書いたような概略で構わない。

⑤ 任意保険の契約内容のコピー
・・・旅行代理店の保険。今回加入した保険の契約内容が書かれた書類をコピーして提出した。これは任意。でも、付けた方が印象いいよ。

⑥ 旅行代理店との契約書
・・・Step 3.の「契約内容明細」をコピーして提出した。旅行代理店と契約していることが分かるように。④の行動予定(詳細)でも、旅行代理店と契約していることと、任意保険に加入していることを強調した。

⑦ 周辺の地図などの添付資料 4枚
・・・ゲレンデのコースマップ、待機場所に指定していたクラブハウスの地図と建物案内(存在確認の意味で)、ゲレンデから宿泊先までのルートを添付した。


これを提出したら、その日のうちに電話がかかってきて、「16時30分から面談ね」と言われた。奥の部屋に通されて、学生部長が目の前で上の書類に目を通している間に、学生課の古参みたいな人から面談をする理由について説明を受けた。

スキー企画ではあったものの、「旅行代理店と契約していること、移動は貸切バスであること、傷害保険の契約をしていること」を明確にしたため、ほとんど何も言われなかった。(言わせる気なかったけど)

ただ、「参加者の実家の電話番号とか、大学の連絡先とかが書いてある、緊急連絡網も付けていてくれたらもっとよかったかな。」と言われたので、リベンジ頼んだぁぁ( *゚ロ゚)ハ ⊂☆===≡≡≡)))☆

基本的にこういう書類を通すのは、先手必勝。最初から綿密すぎるくらい詳しく、あらゆる状況を想定して書いて出すと、向こうからの印象がよく、すんなり通る。適当に書いて出すと、あら捜しされまくって、長期戦になる。逆に面倒だと思う。



Step 8. 参加者に、合宿のスケジュールや持ち物などを伝える

 今までに流したメーリスを参考にして。



Step 9. 当日の運営

これは明日からじっくり見ておいてくれ。終わってから詳しく書くけど。



Step 10. 事後対応。活動日誌での報告

 事故があったらその処理。対応に不満があればクレームを言うなどする。できたら活動日誌に合宿の様子を書いて上げる。写真も撮っておくとよい。



以上。



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